Supprimer ou archiver les courriels est une question qui tracasse de nombreuses organisations, particulièrement celles qui n’ont pas beaucoup d’expérience avec les lois strictes qui dictent la nécessité de préserver tous les documents commerciaux.
Par défaut, la plupart des gens suppriment plutôt qu’archivent leurs emails. Découvrez aussi le mail jetable en suivant le lien
Ce qu’il faut savoir
Si vous demandez à quelqu’un pourquoi il supprime ses e-mails, il vous répondra très probablement qu’il les supprime parce qu’il veut garder ses e-mails organisés et réduire l’encombrement de sa boîte aux lettres.
Bien qu’il s’agisse d’une raison valable pour supprimer des e-mails, c’est rarement la vraie raison.
Donc, faut-il supprimer des e-mails (et quand) ?
La raison initiale pour laquelle on nous donne même la possibilité de supprimer des e-mails est simple, l’espace est limité pour les conserver. Cependant, il serait plus correct de dire qu’il y avait auparavant un espace de stockage limité pour les conserver. Mais en 2022, avoir assez d’espace pour contenir tous nos emails n’est plus un problème.
Gmail seul permet à ses utilisateurs plus de 15 gigaoctets d’espace de stockage avant que leur boîte de réception ne soit pleine. C’est assez de place pour 4 films complets en 1080p.
Qu’en est-il de la double suppression des courriels ?
La double suppression consiste à supprimer un message électronique de votre boîte de réception et à le supprimer aussi immédiatement du dossier de la corbeille.
Pour beaucoup de gens, la double suppression des e-mails est un phénomène quotidien, car certaines organisations imposent encore des limites de taille de boîte aux lettres pour empêcher les boîtes aux lettres des employés de devenir incontrôlables et de causer des problèmes de performance sur le système de messagerie.
Quelle est la solution ?
Mais que faire si supprimer n’est tout simplement pas une option ?
Que faire si la boîte de réception dont nous parlons est celle de votre entreprise, où vous recevez toutes sortes d’informations critiques pour l’entreprise auxquelles vous devez souvent vous référer ou qui ne doivent en aucun cas être compromises ?
Pourquoi archiver les emails ?
Dans certains cas, les entreprises sont tenues par la loi de conserver leurs e-mails (étant donné que les e-mails sont considérés comme des documents professionnels officiels) pendant une certaine période.
Selon le secteur dans lequel vous travaillez, cette période de conservation peut varier.
Qu’est-ce que l’archivage des emails ?
L’archivage d’emails est le processus automatisé au cours duquel tous les emails entrants, sortants et internes d’une organisation sont capturés, indexés, déposés et archivés soit dans un environnement cloud, soit sur un appareil interne.
L’archivage des e-mails était à l’origine utilisé à des fins de conformité et de gestion du stockage, mais il est désormais considéré comme un élément fondamental de la gouvernance des informations d’entreprise et de la gestion des documents électroniques.
À quoi sert l’archivage des e-mails ?
En bref, l’archivage des e-mails sert à préserver vos e-mails et à vous aider à gérer vos documents de manière plus efficace.
L’archivage des e-mails est le moyen idéal de traiter les e-mails contenant des informations privées et sensibles.
Que se passe-t-il lorsque vous archivez un e-mail ?
Alors, que signifie concrètement l’archivage d’e-mails ?
Une fois que vous avez configuré l’archivage dans votre entreprise, chaque e-mail envoyé ou reçu par une personne de votre organisation, ainsi que toutes ses métadonnées (expéditeur, date et heure, destinataire, informations sur la pièce jointe, pièce jointe elle-même) est capturé.
Il peut être capturé soit directement à partir du contenu du courriel (ce qui est un processus appelé journalisation), soit pendant le transit du message.
Une fois que l’ensemble du contenu du courriel est capturé, il est indexé.
Une fois que les messages sont indexés, ils sont stockés en toute sécurité dans une chambre forte, impénétrable et infalsifiable à laquelle seuls les administrateurs, les responsables de la conformité et d’autres utilisateurs privilégiés peuvent accéder et gérer. Tous les messages sont horodatés afin de préserver l’intégrité des données et prévenir la spoliation des preuves.
Et comme la plupart des logiciels d’archivage de nos jours sont dotés de capacités de recherche avancée, vous pouvez désormais rechercher parmi des millions d’e-mails archivés et localiser celui qui est essentiel en quelques secondes seulement.
Les e-mails archivés seront-ils supprimés ?
Non. Lorsque vous archivez des e-mails, ils seront uniquement déplacés de votre boîte de réception vers vos archives, auxquelles vous pourrez accéder à tout moment. Cela se fait quasiment en temps réel, et c’est une façon astucieuse d’organiser votre boîte de réception tout en préservant tous les documents pertinents que vous pouvez facilement récupérer et exporter dans divers formats à tout moment par la suite.
Vous pourrez ensuite supprimer les e-mails de votre boîte de réception sans vous soucier de savoir si vous pourrez les récupérer au cas où vous auriez besoin de vous référer à quoi que ce soit plus tard.
Combien de temps les e-mails restent-ils dans les archives ?
Aussi longtemps que vous en avez besoin. Là encore, la période pendant laquelle vous conservez vos documents dépend de leur finalité. Selon l’archiveur que vous utilisez, vous pouvez définir des périodes de rétention personnalisées et conserver les e-mails aussi longtemps que vous le souhaitez.
Pensez-y de la manière suivante. Après la fin d’un projet, vous pouvez penser que vous n’aurez plus jamais besoin de consulter un courriel particulier.
Mais que se passe-t-il si un projet similaire se présente et que vous avez besoin d’un coup d’œil sur le précédent ?
On espère toujours le meilleur, mais que se passe-t-il si votre entreprise est poursuivie en justice en rapport avec ce projet et que toute la communication détaillant sa mise en œuvre doit être présentée comme preuve au tribunal ?
Qui devrait archiver les e-mails ?
L’archivage des e-mails peut être considéré comme une niche dans certains secteurs, mais il est justifié de dire que ce n’est qu’une question de temps avant que les progrès technologiques ne commencent à exiger que d’autres secteurs acceptent et commencent à archiver les e-mails.
Ce raisonnement est fondé sur le fait que le volume et les formats des données augmentent, année après année. Dans le même temps, la plupart de ces types de données sont considérés comme des documents commerciaux officiels, de sorte que les entreprises seront légalement tenues de les conserver à des fins de référence.
Pendant ce temps, il y a certaines industries comme le gouvernement et l’éducation qui archivent les e-mails depuis des années maintenant.
